Nómina vs honorarios: cuándo conviene cada esquema y el riesgo fiscal del outsourcing mal usado

Casi todas las empresas que crecen llegan al mismo punto: ¿contrato a esta persona por nómina, la pago por honorarios o la "subo" con un tercero? La respuesta rápida suele ser la más barata. La respuesta correcta es la que coincide con la realidad de la relación, porque eso es lo que revisan el SAT, el IMSS y la STPS.

1. La pregunta no es cuál es más barato, sino cuál es real

En derecho laboral importa lo que ocurre, no el nombre del contrato. Según el artículo 20 de la Ley Federal del Trabajo, existe relación de trabajo cuando una persona presta un trabajo personal subordinado a otra, sea cual sea el acto que le dé origen. Si hay horario fijado por la empresa, supervisión, herramientas de la empresa, exclusividad de hecho y funciones permanentes, un contrato de honorarios no cambia la naturaleza de la relación.

2. Cuándo conviene nómina

La nómina es el esquema correcto cuando la persona trabaja bajo tus instrucciones, en tu horario y de forma permanente, ocupando una función que es parte de tu operación. Cuesta más porque implica cuotas obrero-patronales del IMSS, aportaciones al INFONAVIT y prestaciones de ley, pero a cambio tienes certeza: el gasto es deducible si se cumplen los requisitos del artículo 27 de la LISR, y se cierra la puerta a una reclasificación posterior con recargos, multas y pago retroactivo de prestaciones.

3. Cuándo conviene honorarios (y dónde está el límite)

Los honorarios funcionan cuando hay independencia real: la persona decide cómo ejecuta el trabajo, entrega un resultado o un servicio delimitado, usa sus propios medios, tiene otros clientes y no sigue un horario. Es el caso de un despacho externo, un consultor o un profesional que atiende varios proyectos. La línea se cruza cuando el prestador se comporta como empleado: ahí el riesgo es que la autoridad lo reclasifique y exija cuotas de seguridad social, prestaciones y contribuciones omitidas, con actualización, recargos y multas.

Entre ambos mundos están los honorarios asimilados a salarios (artículo 94 de la LISR), que permiten que ciertos prestadores tributen como si recibieran sueldo. No son una relación laboral por sí mismos, pero el SAT los fiscaliza: pide el contrato, la descripción de labores, entregables, el escrito en que el prestador optó por ese régimen y, en algunos casos, registros de asistencia. Si no hay materialidad, puede considerar inexistente el servicio. Y el CFDI de nómina de un asimilado no debe llevar los campos propios de una relación laboral, como registro patronal o salario base de cotización.

4. Outsourcing: qué se prohibió y qué sigue siendo legal

Desde la reforma de 2021, la Ley Federal del Trabajo prohíbe poner a disposición de una empresa trabajadores propios del prestador para realizar actividades que forman parte del objeto social o de la actividad económica preponderante de quien contrata. Lo que sí puede contratarse son servicios u obras especializadas, siempre que no formen parte de ese objeto social o actividad preponderante, que el prestador cuente con su registro ante la STPS (REPSE) y que exista un contrato por escrito. Además, el contratante responde de forma solidaria por las obligaciones laborales y de seguridad social si el prestador incumple.

5. El riesgo fiscal cuando se usa mal

El artículo 15-D del CFF establece que los pagos por subcontratación de personal en los supuestos prohibidos no producen efectos fiscales de deducción ni de acreditamiento, y el artículo 28, fracción XXXIII, de la LISR niega la deducción en esos casos. Incluso en un servicio especializado legítimo, para deducir el contratante debe verificar el REPSE del prestador y obtener, entre otros documentos, los CFDI de nómina de los trabajadores, la declaración y entero de retenciones y los comprobantes de pago de cuotas al IMSS y aportaciones al INFONAVIT (artículo 27, fracción V, LISR).

Con el IVA pasa algo similar: el artículo 5, fracción II, de la LIVA exige que el impuesto trasladado haya sido efectivamente pagado, y en servicios especializados el contratante debe obtener copia de la declaración y del acuse de pago del prestador. Si no los tiene, tiene que reducir el acreditamiento con una declaración complementaria.

Y hay un frente adicional: la STPS puede sancionar la subcontratación prohibida y los servicios especializados sin registro con multas de 2,000 a 50,000 UMA (artículo 1004-C de la LFT). Con una UMA diaria de $117.31 vigente desde el 1 de febrero de 2026, hablamos de un rango aproximado de $234,620 a $5,865,500. Además, hay obligaciones informativas cuatrimestrales ante el IMSS (ICSOE) y el INFONAVIT (SISUB) cuyo incumplimiento también se sanciona.

6. Qué haría yo antes de que termine el año

Primero, hacer una lista de todas las personas que te prestan servicios y clasificarlas con una pregunta simple: ¿decide ella cómo, cuándo y con qué medios trabaja, o lo decides tú? Segundo, revisar cada contrato de honorarios contra la realidad: horarios, exclusividad, herramientas y entregables. Tercero, verificar que cada proveedor de servicios especializados tenga REPSE vigente y que tengas el expediente de soporte mensual. Cuarto, corregir con tiempo lo que no cuadre, porque es mucho más barato migrar a nómina que defender una reclasificación.

Nota: este artículo es informativo y no sustituye asesoría profesional. Los artículos, montos y plazos citados deben verificarse contra el texto vigente de la LFT, la LISR, la LIVA y el CFF, y cada caso puede tener variantes.

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