Materialidad: qué documentación pedirle a un proveedor nuevo antes de contratarlo (2026)

7 oct

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Casi todos los despachos y áreas de compras piden lo mismo antes de contratar a un proveedor: el RFC, una factura de muestra y, con suerte, la opinión de cumplimiento. El problema es que ese paquete ya no alcanza para demostrar la materialidad de la operación, que es lo que realmente te pedirá el SAT si algún día cuestiona la deducción o el acreditamiento.

Este artículo explica, con el nivel de detalle que usaría con un cliente o con un colega, por qué la factura ya no basta, qué documentación conviene pedirle a un proveedor nuevo antes de firmar y pagar, y qué hacer si tu proveedor termina apareciendo en las listas del artículo 69-B del CFF.

Por qué la factura ya no basta

La materialidad es la prueba de que la operación realmente ocurrió: que el servicio se prestó o el bien se entregó, y que el proveedor tenía la capacidad de hacerlo. No depende de que el CFDI esté bien timbrado, sino de la realidad detrás de él.

Este año el criterio se endureció. En septiembre de 2026 se publicaron seis tesis del Primer Tribunal Colegiado en Materia Administrativa de la Segunda Región (registros 2032637 a 2032642, según el resumen de la AMCP) con ideas que conviene tener presentes:

Los CFDI, las pólizas contables y los papeles de trabajo no hacen, por sí solos, prueba plena de la materialidad de una operación.
Los contratos de comodato genéricos no acreditan capacidad operativa si no identifican los bienes ni se relacionan con las operaciones facturadas.
Se desestiman contratos y constancias laborales cuando existe una desproporción irracional entre el número de empleados y los montos facturados.
Para desvirtuar la presunción, la hipótesis del contribuyente debe ser más probablemente verdadera que la de la autoridad, y cada indicio debe sostenerse por sí mismo: documentos imprecisos acumulados no suplen pruebas idóneas.

Además, el marco legal alrededor del tema es más duro. Si un proveedor es incluido en el listado definitivo del artículo 69-B del CFF, quien dedujo o acreditó sus comprobantes tiene 30 días siguientes a la publicación para acreditar que la operación sí ocurrió o corregir su situación fiscal. Y desde 2026, el artículo 49 Bis permite al SAT suspender de forma inmediata la facturación cuando detecta comprobantes que amparan operaciones inexistentes o simuladas.

La conclusión práctica es sencilla: la materialidad no se arma cuando llega la carta del SAT. Se arma antes de firmar.

Qué pedirle a un proveedor nuevo antes de contratarlo

1. Identidad y cumplimiento

Constancia de situación fiscal actualizada, y revisar que su actividad económica sea congruente con lo que te va a facturar. Un proveedor registrado en una actividad que no se parece a su servicio es una señal de alerta.
Opinión de cumplimiento positiva (art. 32-D del CFF). Entre particulares es una buena práctica, no una obligación legal, pero sirve como evidencia de que hiciste la revisión.
Consulta de los listados del 69-B en el portal del SAT, con captura fechada del resultado.
REPSE vigente, si el servicio es especializado y el proveedor debe estar registrado.

2. Capacidad real para prestar el servicio

Es el punto donde más operaciones se caen. Pide evidencia de que el proveedor puede hacer físicamente lo que te va a facturar:

Registro patronal ante el IMSS y evidencia de su plantilla (por ejemplo, cédulas de determinación de cuotas).
Domicilio, instalaciones o activos relacionados con el servicio (contratos de arrendamiento, fotografías, inventario de equipo).
Experiencia comprobable: contratos o referencias de otros clientes.
Licencias o certificaciones propias del sector, cuando apliquen.

La pregunta de control es una sola: ¿la plantilla y los activos de este proveedor son proporcionales al volumen que le voy a contratar? Un proveedor con dos empleados y un domicilio compartido que factura decenas de millones de pesos no pasa esa prueba, por más papeles que entregue.

3. Un contrato específico, con fecha cierta

El contrato "de molde" no ayuda. Debe describir el servicio o el bien, los entregables, las fechas, las condiciones de aceptación y las penalizaciones. Y conviene darle fecha cierta (ante notario o corredor público, ratificación de firmas o constancia conforme a la NOM-151), para que sea oponible frente a terceros y a la autoridad.

4. Razón de negocios documentada

Antes de contratar, deja por escrito por qué necesitas ese servicio y por qué elegiste a ese proveedor: cotizaciones comparadas y una justificación breve del beneficio esperado. Esto responde a la razón de negocios del artículo 5-A del CFF y al requisito de que el gasto sea estrictamente indispensable (art. 27, fracc. I, LISR).

5. Trazabilidad del pago

Orden de compra o de servicio emitida antes de la factura.
Pago por transferencia o cheque nominativo a la cuenta del propio proveedor, y no a terceros (art. 27, fracc. III, LISR, para pagos mayores a $2,000).
Complemento de pago cuando el CFDI se liquida en parcialidades o de forma diferida.

Y durante la operación: evidencia de ejecución

Lo anterior se pide antes de contratar. Durante la ejecución, conserva bitácoras, minutas, entregables, correos de seguimiento y el acta de entrega-recepción. Son los documentos que convierten una factura en una operación demostrable.

Qué hacer si tu proveedor aparece en el 69-B

Verifica en qué etapa está: presunto, definitivo o desvirtuado.
Si ya fue publicado como definitivo, cuenta los 30 días: el plazo corre desde la publicación en el DOF.
Integra el expediente de materialidad de cada operación: contrato, evidencia de ejecución y pago rastreable.
Decide con tu asesor si conviene defender la operación o corregir tu situación fiscal, con complementarias y pago de actualización y recargos.

Corregir antes de que la autoridad ejerza facultades de comprobación suele dar mejores condiciones que esperar a que ella lo haga.

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